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CANDIDATURE SPONTANÉE

FICHES MÉTIERS EXPLOITATION
FICHES MÉTIERS SUPPORT

Responsable d’Exploitation (H/F)

Objectifs

Le responsable d’exploitation est le garant de la réalisation et de la conformité des opérations relativement : à la qualité, au respect du budget, des délais, de la sécurité, de la qualité de la relation de proximité avec le client. Il est délégataire sécurité

Rôles et responsabilités

Le responsable d’exploitation est en charge de :

Participer au contact commercial
- Entretenir une relation de proximité avec ses correspondants clients,
- Remonter les informations importantes à son DA,
- Etablir les devis de travaux qui lui seraient demandés, en collaboration avec les services support et l’IA si nécessaire
- Participer aux visites de sites et SOUTENANCES le cas échéant
Préparer la prise en charge de ses contrats
- Participer activement aux opérations de prise en charge
- Alimenter les données relatives aux systèmes d’informations
- Former les collaborateurs aux spécificités du site
- Etablir le stock de matériaux et de pièces
- S’approprier la technicité des sites …
Conduire l’exploitation de ses contrats
- Diriger la réalisation de ses contrats
- Animer, coordonner et contrôler ses équipes opérationnelles et ses sous-traitants dans le respect des conditions contractuelles
- Intervenir en astreinte suivant les règles de l’entreprise
- Être en relation de proximité avec les IA/li>
Contribuer à former les collaborateurs placés sous sa responsabilité
- Proposer, intégrer et former les nouveaux collaborateurs
Animer son équipe d’intervention
- Organiser le déroulement des interventions.
- Transmettre en temps et en heure les relevés d’heures et de variables de paye.
- Respecter les consignes de sécurité générales et particulières HSE, mettre à disposition outillage et équipements de protections adaptés,
Respecter les niveaux de marge de ses affaires
- S’assurer de l’imputation des heures et de l’ensemble des coûts de ses affaires
- Apprécier l’état des dépenses de l’affaire et les affectations de temps par rapport aux budgets
- Apprécier ses résultats au travers des tableaux de bord, ratios et indicateurs d’unité d’œuvre de son activité
Proposer et justifier, dans le cadre de la convention collective et de la politique salariale de l’entreprise des évolutions de qualification et de rémunération, les récompenses, les sanctions à l’encontre du personnel qu’il dirige.

Lien hiérarchique

Directeur d’Agence

Lien fonctionnel

Ingénieur d’Affaire
Ingénieur Méthode

Ingénieur d’Affaires (H/F)

Objectifs

L’Ingénieur d’Affaire supervise et assiste la prise en charge des affaires avec l’aide du RE, assiste et facilite la tâche du RE dans sa mission opérationnelle tout en contrôlant le respect des obligations contractuelles. Il n’est pas délégataire sécurité

Rôles et responsabilités

Fonctionnant en binôme avec le Directeur d’Agence, l’IA est en charge de :

Participer au développement commercial de son Agence dans le respect du Référentiel Multidex et dans le cadre des objectifs annuels fixés avec sa hiérarchie
- Développer une relation de confiance avec les clients des contrats suivis
- Contribuer à l’établissement d’offres commerciales relativement aux contrats en cours
Superviser la prise en charge opérationnelle des contrats de son Agence
- Participer à la REVUE DE CONTRAT et s’assurer du respect du planning et de la bonne allocation des ressources
- Apporter son expertise aux missions relatives à la prise en charge
- Assurer la relation client pendant cette phase
- Sélectionner, négocier et contractualiser avec les fournisseurs et sous-traitants avec l’aide de la direction technique et des achats
- Etablir un planning de contrôles et d’audits interne et en assurer sa mise en œuvre
Appuyer le pilotage des contrats de son Agence conformément aux engagements commerciaux pris et en conformité avec le Référentiel Multidex
- Piloter les contrats de sous-traitance multiservices et multitechniques
- Opérer des contrôles in situ de l’exploitation
- Apporter son concours aux tâches du RE et à son organisation
- Concevoir et superviser les reporting d’activité et procéder aux rencontres client associées
- Assister la mise en œuvre des règles de l’entreprise en termes de Qualité, de Sécurité, d’Hygiène, d’Environnement, d’Energie, procéder à des contrôles
- Apprécier les plans de prévention et leur application in situ
- Appuyer le RRH sur les fonctions de recrutement du personnel technicien et RE
Consolider les données administratives et économiques des affaires
- Consolider les données relatives au personnel et aux aspects financiers des affaires
Contribuer à l’animation et l’évolution de son Agence en conformité avec le Référentiel Multidex et dans le cadre des objectifs d’amélioration opérationnels annuels fixés
- Assister le DA pour la préparation des tableaux de bord relatifs au CODIR
- Elaborer les relevés de décision et en suivre la mise en œuvre
- Participer à la préparation des audits de certification

Lien hiérarchique

Directeur d’Agence

Lien fonctionnel

Direction Technique

Directeur d’Agence (H/F)

Objectifs

Le DA participe au développement commercial de son Agence, anticipe et prépare la réalisation des affaires avec le concours de l’IA, du RE et des Ingénieurs méthodes, s’assure du respect des objectifs opérationnels et économiques de l’agence, assure une stabilité sociale dans son périmètre, gère le flux économique de son agence. Le DA est délégataire sécurité de son Agence

Rôles et responsabilités

Il est en charge de :

Participer au développement commercial de son Agence dans le respect du Référentiel Multidex et dans le cadre des objectifs annuels fixés avec sa hiérarchie
- Développer une relation de confiance avec les clients des contrats suivis
- Contribuer à l’établissement d’offres commerciales relativement aux contrats en cours
- Etablir les propositions commerciales en collaboration avec les services supports,
- Assister les Responsables commerciaux dans les réponses aux appels d’offres de renouvellement, participer aux revues de BOUCLAGE et participer si besoin aux SOUTENANCES
- Valider les devis réalisés par les équipes opérationnelles, suivant les montants financiers de leur délégationS
Assurer la préparation des contrats de son Agence
- Analyser les dossiers d’études commerciale et budgétaire et définir les moyens humains, techniques, logistiques et financiers nécessaires à la réalisation des projets,
S’assurer d’une réalisation des contrats de son Agence conformément aux engagements commerciaux pris et en conformité avec le Référentiel Multidex
- Être garant du respect des règles de l’entreprise en termes de Sécurité, de Qualité, d’Hygiène, d’Environnement et Energie, et mettre en place des contrôles par l’ingénieur méthode / SQEE
- Signer les plans de prévention
- Assurer une information et une relation avec les donneurs d’ordres
- Opérer des contrôles de l’exploitation
S’assurer de la conformité administrative des affaires
- S’assurer du respect des imputations des temps, des matériels et matériaux
- Assurer la gestion administrative et financière des affaires
Piloter, animer et faire évoluer son Agence en conformité avec le Référentiel Multidex et dans le cadre des objectifs d’amélioration opérationnels annuels fixés
- Dynamiser le fonctionnement de l’Agence : revues mensuelles CODIR, la rentabilité des affaires, procédés, l’organisation, la communication…
- Procéder aux recrutements, aux entretiens annuels de son équipe directe, fixer leurs objectifs annuels et soutenir leur effort, établir les besoins de formation, procéder aux mesures disciplinaires si besoin
Evaluer et faire évoluer la profitabilité économique de son Agence en conformité avec le Référentiel Multidex et dans les objectifs de rentabilité annuels fixés
- Etablir son budget annuel
- Préparer et présenter ses tableaux de bord opérationnels et économiques et assurer la tenue de ses objectifs
- Déclencher la facturation et s’assurer des règlements client
- Transmettre les données économiques des affaires aux RE

Lien hiérarchique

Directeur des Opérations

Assistante d’Agence (H/F)

Objectifs

L’assistante d’agence est responsable d’apporter son support à l’Agence relativement aux tâches administratives et financières

Rôles et responsabilités

L’assistante d’agence est en charge de :

Procéder au reporting
- Saisir les informations pour le reporting mensuel, demi bilan et bilan dans les délais convenus
- Préparer les éléments financiers supports suivant le planning du RAF
Procéder aux tâches administratives relatives à la vie des contrats
- Mettre en forme les devis à partir d’un devis fournisseur
- Procéder aux commandes d’interventions des fournisseurs
- Elaborer les Tableaux de bord : devis P5 jusqu’à la facturation,
- Participer à la préparation des rapports d’exploitation
Mettre à jour les Systèmes d’Informations
- Suivre les factures fournisseurs, les rapprocher avec les commandes
- Procéder aux écritures d’inventaires WIM
- Saisir les factures (intérim, France télécom, Energie etc.)
- Mettre à jour le logiciel d’achat suivant les informations du RE (livraison faite)
- Saisir les devis et les nouveaux contrats dans l’outil commercial (CRM SLX)
Procéder aux tâches administratives relative à la vie de l’Agence
- Procéder au suivi des présences et des congés du personnel pour le service paie administration du personnel
- Saisir les informations nécessaires à la paie (présence, congés, titres de transport …)
- Organiser les réunions au sein de leur Agence

Lien hiérarchique

Directeur d’Agence

Lien fonctionnel

Ingénieur d’Affaires

Technicien d'Exploitation (H/F)

Objectifs

Le Technicien d’Exploitation assure la maintenance, conduite et exploitation d’installations

Rôles et responsabilités

Le Technicien d’Exploitation est en charge de (liste non exhaustive) :

Assurer la conduite et le bon fonctionnement des installations,
Exécuter le programme des travaux de maintenance préventive systématique et corrective,
Etre garant de la disponibilité des équipements placés sous sa surveillance,
Renseigner les outils de gestion des équipements et des stocks
Rendre compte de l’exécution de ses tâches,
Maintenir en état de propreté les équipements, postes, lieux d’intervention,
Veiller au respect des engagements contractuels et de la réglementation,
Veiller à la sécurité des personnes et des biens,
Encadrer ponctuellement en fonction des missions une équipe d’intervention,
Optimiser le fonctionnement des équipements et systèmes,
Exécuter des travaux de mise à niveau des installations,
Optimiser les moyens mis en œuvre,
Etre force de proposition en termes d’amélioration des performances techniques et environnementales.

Lien hiérarchique

Responsable d’Exploitation

Lien fonctionnel

Responsable de siteChef d’Equipe

Agent d'Exploitation (H/F)

Objectifs

L’Agent d’Exploitation assure la maintenance, conduite et exploitation d’installations.

Rôles et responsabilités

L’Agent d’Exploitation est en charge de (liste non exhaustive) :

Contrôler les paramètres fonctionnels,
Procéder aux réglages de mise à niveau fonctionnelle,
Optimiser les moyens mis en œuvre,
Relever les valeurs et relater les événements,
Répondre aux appels et intervenir sur requête de sa hiérarchie ou de l’utilisateur et rend compte,
Etre à l’écoute du client et participe à son information,
Exécuter des opérations de conduite et/ou de maintenance des équipements,
Veiller à la disponibilité des équipements,
Veiller au respect des engagements contractuels,
Exécuter des travaux de maintenance préventive et corrective,
Renseigner les outils de suivi d’exploitation mis à la disposition,
Respecter les procédures et les règlements,
Assurer sa sécurité ainsi que celle des personnes et des biens,
Assurer la propreté et l’hygiène des lieux d’intervention.

Lien hiérarchique

Responsable d’Exploitation

Lien fonctionnel

Responsable de siteChef d’Equipe

Responsable Ressources Humaines (H/F)

Objectifs

Le RRH assure la gestion des mouvements de personnel, du personnel actif et de leurs formations, des bases de données.

Rôles et responsabilités

Le Responsable des Ressources Humaines est responsable de :

Gérer les mouvements de personnel dans le respect des procédures définies au service commercial
- Etablir et tenir à jour un état des besoins en ressources
- Procéder aux entretiens de pré embauche
- Procéder aux tâches administratives concernant les :
  - Arrivées,
  - Départs,
  - Mouvements,
  - Mutation du personnel
- Etablir et gérer les courriers disciplinaires
- Etablir un vivier de ressources et l’entretenir afin de palier aux nécessités de l’exploitation
Gérer le personnel
- Procéder à la mise à jour des informations liées à la paye
- Gérer le planning des congés
Gérer les formations du personnel
- Organiser la démarche d’entretiens annuels
- Collecter et planifier les besoins de formations et habilitations
- Etablir les cahiers des charges de formation
- Organiser les sessions de formations
- Etablir les restitutions au Directeur Général
Gérer des bases de données
- Tenir à jour les fichiers Ressources Humaines
- Tenir à jour les bases de données des curriculum Vitae
- Tenir à jour les bases de données photographiques
Procéder à de statistiques
- Etablir des statistiques et tableaux de bord demandés par la Direction

Lien hiérarchique

Directeur Général

Lien fonctionnel

Directeur des Ressources Humaines

Responsable Administratif et Financier (H/F)

Objectifs

Soutien la Direction Générale dans la structuration et le pilotage des outils et méthodes de gestion et de finance pour Multidex

Rôles et responsabilités

Le Responsable Administratif et Financier est responsable de :

Garantir la fiabilité des outils de chiffrage pour la Direction Commerciale
- Etablir et tenir à jour un état des besoins en ressourceso Structurer un outil de chiffrage>
- Mettre à jour régulièrement les variables de l’outil de chiffrage
- Former les responsables commerciaux et chargés d’études à l’usage de l’outil de chiffrage
- Vérifier son bon usage et le faire évoluer si besoin
Assister la facturation des affaires
- S’assurer du respect de la facturation des contrats en cours
Assurer le recouvrement de Multidex
- Assurer la fonction recouvrement
- Assurer le relais avec le Siège
- Garantir l’application des procédures Clients Groupe (procédure de recouvrement, contrôle des avoirs émis, contrôle des FAE)
- Être responsable des procédures liées à la titrisation des créances
Produire le reporting Groupe de Multiex
- Contribuer à la production du reporting Groupe mensuel
- Tenir à jour les bases de données des curriculum Vitae
- Tenir à jour les bases de données photographiques
Assister la gestion administrative et comptable de Multiex : Agences et fonctions supports
- Assister le Directeur Général pour la construction budgétaire,
- Concevoir et déployer différents outils d’analyse et de gestion dans le respect des contraintes Groupe
- Assurer le contrôle de gestion de Multidex

Lien hiérarchique

Directeur Administratif et Gestion

Lien fonctionnel

Directeur des Opérations

Acheteur (H/F)

Objectifs

Soutenir les équipes opérationnelles relativement à leur démarche de :

Mise en place de contrats sur leurs marchés
Economie sur leurs contrats

Rôles et responsabilités

L’acheteur est le relais opérationnel entre les achats centraux et les besoins opérationnels

Sur un plan national
- Mettre en place les contrats cadre de sous traitance sur
  - le multitechnique
  - le multiservice
- Procéder à une massification des contrats de sous traitance sur les Directions Régionales afin de répondre au mieux aux plans d’économies de l’entreprise en lien avec les acheteurs Régionaux
Sur un plan de Multidex
- Participer au chiffrage des dossiers commerciaux (en avant vente)
- Participer à la mise en place de contrats de sous traitance lors de démarrage d’affaires (après vente)
- Participer à la renégociation des contrats de sous traitance en cours d’affaires en recourant aux fournisseurs référencés du groupe
- Intervenir dans l’établissement des plans de progrès des affaires pour les directeurs d’Agence
- Procéder à l’évaluation des contrats de sous traitance
- Etablir un reporting mensuel de mission à la Direction de Multidex
Sur un plan administratif
- Garantir la véracité des données dans le système d’informations en procédant aux saisies ou vérifications de saisies des données dans l’outil commercial (CRM SLX)
- Assurer le relais avec le Siège

Lien hiérarchique

Directeur Administratif et Gestion

Lien fonctionnel

Directeur des Opérations

Assistante de Direction (H/F)

Objectifs

Assiste le Directeur Général et le Directeur des Opérations dans l’exécution de ses tâches. Assure le secrétariat d’un ou plusieurs responsables. Coordonne les assistantes d’Agences

Rôles et responsabilités

L’assistante est charge de : (liste non exhaustive)

Faciliter le quotidien du ou des Directeurs
- Accueillir les visiteurs du Directeur
- Organiser les réunions et les déplacements du Directeur,
- Assurer la tenue et le classement des dossiers, de la documentation du Directeur,
Tenir à jour les documents essentiels de Multidex
- Tenir à jour le planning des réunions de Direction
- Tenir à jour les documents de l’entreprise (organigramme, annuaires …)
- Procéder aux comptes rendus des réunions et en assurer l’affichage
Assurer une prestation au quotidien
- Gérer les approvisionnements pour lesquels elle a reçu délégation (fournitures de bureau …)
- Être responsable du suivi des contrats du mobilier de bureau
- Filtrer et répondre aux appels téléphoniques,
- Assurer l’ouverture du courrier et sa diffusion,
- Traiter les courriers et tous les documents ayant un caractère confidentiel
- Procéder aux demandes de matériel informatique et des droits associés
Coordonner les assistantes d’Agence
- Définir, mettre en place et contrôler les procédures d’administration (courrier, fournitures…)
Assurer le relai du service du personnel (si pas de RRH)
- Vérifier la complétude des dossiers d’embauche
- Réaliser les déclarations à l’URSSAF
- Assurer l’ensemble des aspects administratifs des dossiers RH (Accidents du travail, débauches…)

Lien hiérarchique

Directeur Général

Lien fonctionnel

Directeur des Opérations

Chargé d'Etudes (H/F)

Objectifs

Le chargé d’études soutient l’action commerciale en produisant les études organisationnelles et économiques des projets entrants.

Rôles et responsabilités

Etablir le chiffrage des projets commerciaux dans le respect des procédures définies au service commercial
- Etablir les chiffrages des opérations ayant obtenues l’accord de chiffrage (GO) sur la base de déboursés, intégrant la prise en charge de l’exploitation,
- Contribuer à l’établissement des propositions commerciales ou des réponses aux appels d’offres,
- Préparer les fiches navettes du processus à destination des opérationnels,
- Participer aux revues de BOUCLAGE,
- Apporter sa contribution lors des préparations des réunions de SOUTENANCE,
- Assurer l’archivage des données contrat.
Assurer la passation des dossiers commerciaux
- Assister aux REVUES DE CONTRAT afin d’assurer une transition confortable des affaires, des commerciaux aux opérationnels.
Monitorer l’activité commerciale
- Affecter son temps aux affaires en cours,
- Etablir son budget annuel et ses tableaux de bord de monitoring de charge et de coût.

Lien hiérarchique

Responsable commercial

Lien fonctionnel

Sans objet

Directeur Technique (H/F)

Objectifs

Le Directeur Technique a pour mission de :

Assurer une veille technique
Développer un catalogue de nouvelles offres au sein de sa cellule technique
Coordonner l’ensemble des actions d’ingénierie sur le périmètre Multidex
Maîtriser les coûts de sa cellule

Rôles et responsabilités

En plus de ses missions propres d’Ingénieur Méthode expert, le Directeur Technique est en charge de :

Développer de nouvelles offres commerciales au sein de sa cellule
- Concevoir et mettre en œuvre de nouvelles offres commerciales relatives à la période d’exécution des contrats : Plans de progrès, contrats de performance énergétique…
Assurer une veille technique et technologique
- Sur les métiers du multitechnique et du développement durable
- Sur les métiers du multiservice Facility Management
Consolider l’activité d’Ingénierie méthode
- Etablir les mémoires techniques, procédures, guides et formations à l’usage des opérationnels nécessaires à l’optimisation de l’exploitation des contrats
Contribuer à l’animation et à l’évolution technique des Agences
- S’assurer de la préparation des tableaux de bord du CODIR
- Participer aux réunions mensuelles de CODIR
Mettre en place une véritable dynamique technique avec son équipe
- Animer, conseiller, coordonner, gérer et contrôler le service
- Recruter ses collaborateurs
- Evaluer les résultats de son équipe
Monitorer l’activité d’ingénierie technique
- Etablir son budget annuel
- Gérer les priorités dans la charge des collaborateurs
- Etablir ses tableaux de bord de monitoring

Lien hiérarchique

Directeur Général

Lien fonctionnel

Directeur des Opérations

Ingénieur Méthode (H/F)

Objectifs

L’ingénieur méthode a pour objectif de :

Fiabiliser les opérations de déploiement opérationnel des nouveaux contrats dans le cadre d’un planning et d’un budget cibles
Offrir des services annexes à l’exploitation des contrats (audits, plans de progrès, efficience énergétique…)

Rôles et responsabilités

Il est en charge de :

Contribuer au développement commercial de la Région
- Développer une relation de confiance avec les clients des contrats en cours
- Contribuer à l’établissement d’offres commerciales
- Etablir les coûts de déploiement opérationnel des opérations
- Contribuer aux réunions de SOUTENANCE des offres commerciales/li>
Diriger le déploiement opérationnel des contrats confiés dans le respect des délais et des exigences contractuels
- Participer à la REVUE DE CONTRAT conduite par le responsable commercial
- Elaborer le planning de démarrage
- S’assurer de la bonne allocation des ressources avec le DA/IA et le RE
- Apporter son expertise aux missions de déploiement opérationnel
- Assurer la mise en œuvre des règles de l’entreprise en termes de Qualité, de Sécurité, d’Hygiène, d’Environnement et d’Energie
- Conduire les réunions de DEMARRAGE avec le client et le DA/IA
- Produire le rapport de prise en charge et les livrables associés, et le présenter au client
- Déployer la documentation et les Systèmes d’information (GMAO, portail de services…)
Procéder à des audits, des contrôles et apporter son soutien dans la vie du contrat
- Assurer les audits (énergétiques, opérationnels, organisationnels, service…) et rendre compte aux équipes opérationnelles et aux clients selon le cahier des charges défini
- Répondre au cahier des charges du DA/IA en période d’exploitation dans l’élaboration : des plans de progrès, GPA, OPR/OPL, PCA, HQE, CEE, Audits réglementaires Cridex…
Monitorer son activité propre
- Affecter son temps aux affaires en cours
- Etablir ses tableaux de bord de monitoring opérationnel

Lien hiérarchique

Directeur Technique

Lien fonctionnel

Directeur des Opérations

SQEE (H/F)

Objectifs

Le SQEE intervient auprès des opérationnels pour supporter leur action SQEE vis-à-vis de leurs clients et auprès du Directeur des Opérations afin d’effectuer des contrôles in situ et participer aux redressement des situations à risques

Rôles et responsabilités

Sécurité
- Mettre en œuvre et suivre la Politique Qualité définie par le Groupe IDEX,
- Être le garant de la mise en œuvre et de la bonne application du Système de Management Intégré,
- Assister les Directeurs d’Agences et le Directeur des Opérations pour la définition, la mise en œuvre et le contrôle de l’efficacité des actions correctives et préventives suite à des écarts,
- Assurer la sensibilisation et la communication relative à la Qualité, la formation des techniciens et nouveaux arrivants
- Elaborer le reporting qualité de l’Agence et le suivre en liaison avec la Direction Technique.
Qualité
- Mettre en œuvre et suivre la Politique Sécurité définie par le Groupe IDEX,
- Sensibiliser au moins une fois par an l’ensemble du personnel des Agences,
- Recenser et tenir à jour les habilitations,
- Assister les Directeurs d’Agence dans l’élaboration des plans de prévention,
- S’assurer auprès des Directeurs d’Agence de l’existence et de la tenue à jour des plans de préventions,
- Evaluer les risques sur les sites lors de visites ou sur demande des intervenants,
- Participer à la gestion de tous les sinistres des Agences,
- Gérer le suivi des accidents du travail, de l’analyse jusqu’aux actions correctives et au suivi de l’efficacité de celles-ci,
- Participer au choix des EPI et outillages liés à la sécurité,
- Elaborer le reporting sécurité des Directeurs d’Agence et le suivi en liaison avec la Direction Technique.
Environnement
- Mettre en œuvre et suivre la Politique Environnement définie par le Groupe IDEX, en liaison avec la Direction Technique, la réglementation applicable aux Directeurs d’Agence (tous domaines : ICPE, légionelle, fluides frigorigènes, sécurité…) et informer les responsables opérationnels des évolutions réglementaires,
- S’assurer de la bonne application des consignes associées,
- Sensibiliser au moins une fois par an l’ensemble des responsables opérationnels à la réglementation applicable.
Energie
- Déployer la politique énergétique définie par Idex Energie au sein de Multidex
- Suivre la performance énergétique de l‘Agence à travers le tableau de bord SQEE et attirer l’attention des opérationnels
- S’assurer la bonne application des consignes associées
- Suivre l’avancement des actions dans le programme de management

Lien hiérarchique

Directeur des Opérations

Lien fonctionnel

Responsable SQEE Idex Energie
Coordinateur SQEE Idex Energie
Ingénieur méthode

Responsable Commercial (H/F)

Objectifs

Le Responsable Commercial est en charge de :

Sécuriser le volant d’activité
Développer le carnet de commande de l’entreprise

suivant les objectifs de cible et de profitabilité définis dans le plan stratégique

Rôles et responsabilités

Il est en charge de :

Répondre aux appels d’offres ou demandes de renouvellement et développer le carnet de commandes dans le cadre des objectifs annuels fixés avec sa hiérarchie
- Anticiper les renouvellements de contrats,
- Etablir les propositions commerciales identifiées (suite à la décision GO NO GO) ou les réponses aux appels d’offres en collaboration avec la Direction Technique,
- Structurer les chiffrages sur la base de déboursés, intégrant la prise en charge de l’exploitation,
- Procéder aux revues de BOUCLAGE,
- Assurer la préparation et orchestrer les réunions de SOUTENANCE,
- Apporter sa contribution lors des réunions de CODEV.
Assurer la passation des dossiers commerciaux
- Préparer et animer les REVUES DE CONTRAT afin d’assurer une transition confortable des affaires,
- Participer aux réunions de DEMARRAGE et aux restitutions des dossiers de prise en charge,
- Participer annuellement à la réunion de présentation du PLAN DE PROGRES des contrats qu’il a contractés,
- Participer au renouvellement de ses affaires.
Monitorer l’activité commerciale
- Affecter son temps aux affaires en cours,
- Etablir son budget annuel et ses tableaux de bord de monitoring de charge et de coût.

Lien hiérarchique

Directeur Commercial

Assistante Commerciale (H/F)

Objectifs

L’assistante commerciale est le support des responsables commerciaux

Rôles et responsabilités

L’assistante commerciale est en charge de :

Assister les responsables commerciaux dans l’élaboration des dossiers commerciaux
- Télécharger les documents de la consultation,
- Etudier le RC (Règlement de Consultation) et préparer les dossiers : candidatures, (documents administratifs, références …) et le dossier offre : AE (acte d’engagement…),
- Produire les documents administratifs des dossiers de candidature et d’appel d’offre,
- Vérifier la complétude des réponses commerciales et les données (totaux, TVA, BPU …),
- Relire les mémoires pour éviter les incohérences et assurer la mise en page,
- Être le garant du respect des modalités d’envoi : dates et des heures limites de réponse et conditions de remise des plis (RC),
- Prendre les RV pour les visites, récupérer les attestations de visites,
- Rédiger les courriers de désistements et administratifs,
- Diriger les appels clients,
- Rédiger les contrats et les avenants.
Procéder à des tâches administratives relatives à la vie de l’Agence
- Mettre à jour la base de données des références Idex,
- Mettre à jour les fichiers de mailing client pour invitations aux événements, salons…,
- Saisir les projets dans l’outil commercial (CRM SLX) et maintenir la base à jour,
- Changer le statut des contrats dans l’outil commercial (CRM SLX),
- Informer et diffuser les informations contractuelles nécessaires aux différentes Agences concernées,
- Scanner les dossiers et les rattacher à la base l’outil commercial (CRM SLX),
- Répondre aux courriers administratifs,
- Mettre à jour régulièrement les documents administratifs pour les clients (Urssaf, K Bis…),
- Vérifier les tableaux de bord commerciaux,
- Assurer le suivi budgétaire des contrats,
- Assurer l’administratif de la vie des contrats.

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Directeur Commercial

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Responsables Commerciaux

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